החלטתם להקים שותפות עסקית? נאחל לכם בהצלחה בדרככם המשותפת, אולם אל לנו לשכוח שמתחילה כאן מערכת יחסים בין השותפים שחשוב מאוד להגדיר מראש על מנת למנוע חלוקי דעות בהמשך הדרך המשותפת. חשוב לציין כאן מספר כללי ברזל שבלעדיהם לא ניתן לקיים שותפות יעילה.

1. פתיחת תיק ברשויות המס (מע"מ, מס הכנסה, ב. לאומי, ניכויים)

שותפות חייבת לפתוח תיק עוסק מורשה שבה נושאים באחריות כל השותפים. על מנת לפתוח תיק במע"מ על השותפות להציג הסכם שותפות, צילום שיק משבון הבנק המשותף של השותפות, חוזים והסכמים עם צדדים שלישיים (שכירות מבנה, הסכמי שרות וכ"ו) המעידים על רצינות כוונות של השותפים.
מס הכנסה – כל שותף פותח תיק אישי במס הכנסה ומשלם מקדמות.
ביטוח לאומי – כל שותף פותח תיק בביטוח לאומי ומשלם מקדמות.
ניכויים – אם השותפות החליטה להעסיק עובדים עליה לפתוח תיק ניכויים במס הכנסה ובביטוח לאומי ולשלם למוסדות את הניכויים (לביטוח לאומי מידי חודש ולמס הכנסה מידי חודשיים) בהתאם לדוחות 126 (דוח ניכויים) ובסוף שנה לדווח 126 שנתי.

2. חתימה על הסכם שותפות

לעיתים השותפים מוותרים על הצורך בחתימה על הסכם שותפות מסודר. כשהשותפות הינה בין חברים או בני משפחה כך שהצורך בחתימה על הסכם שותפות מיותר בעיניהם. לא כך הדבר מדוע צריך לערוך הסכם שותפות?
בשותפות קיימים לפחות שני שותפים, לכל שותף יש דרכי ניהול משלו אשר איתם הוא נכנס לשותפות. לעיתים כאשר עושים את האיחוד בין אנשי עסקים (גם אנשי העסקים הטובים ביותר) ואין הגדרת נהלים ברורה לגבי תחומי האחריות של כל אחד מהשותפים או תפקיד כל אחד מהשותפים, עלולים להיווצר חלוקי דעות ניהוליים בשותפות.
קביעת נהלים ברורים הינה הכרחית להצלחת השותפות.
כאשר מקימים שותפות חשוב לבחון את ההתנהלות לטווח הארוך. ולהגדיר בהסכם מצבים שעשויים להתהוות עם השנים כגון:
מה קורה במידה ושותף אחד מעוניין לצאת מהשותפות? האם מותר לו למכור את חלקו לכל המעוניין? מה גורל השותפות ברגע שאחד השותפים הגיע לגיל הפנסיה ומעוניין לצאת לגמלאות או אם חלילה אחד השותפים הלך לעולמו? האם יש זכות ליורשיו להיכנס לנעליו? האם ליורשיו קיים הידע והמיומנות הנדרשים על מנת שהשותפות לא תיפגע?

יחס חלוקת הרווחים – כמה אחוזים מהרווח מקבל כל שותף? שכן לעיתים שותף מסוים משקיע יותר כסף מהאחר או לחילופין הוא מביא ידע מיוחד שמקנה לו אחוזים גבוהים יותר מהשותפים האחרים. על כן בהסכם השותפות יצוין שיעור חלוקת הרווחים בין השותפים.

3. ניהול חשבון בנק משותף בשותפות 

השותפות חייבת בפתיחת חשבון בנק משותף של כלל השותפים שהרי ללא כך לא ניתן לפתוח שותפות ברשויות המס. השותפים ממנים מורשה חתימה (אחד או יותר).
על מנת לייעל את תזרים המזומנים בשותפות יש להפקיד את כל התקבולים לחשבון הבנק וממנו לשלם את כל ההתחייבויות, ומשנותר כסף בחשבון השותפים מושכים מידי תקופה מעין משכורת מחשבון הבנק בדרך זו יש מעקב ובקרה מסודרים על ההתנהלות הכספית של השותפות.

4. הנהלת חשבונות השותפות

בהנהלת החשבונות של השותפות בנוסף לסעיפי ההכנסות וההוצאות יש צורך ברישום כרטיס חו"ז (חובה וזכות) לכל שותף. כרטיס זה מבטא את ההתחשבנות של כל שותף מול השותפות. משיכות והפקדות השותף .לעיתים קורה ששותף משלם עבור הוצאות השותפות, אמנם כאמור רצוי להימנע ממצב זה אך אם קרה כך, יש לדאוג שתשלום זה יירשם בהנהלת החשבונות של השותפות בחשבון השותף (בחו"ז השותף). מדוע זה חשוב? ניהול מעקב מסודר של כל שותף לגבי סכומי כסף שנמשכו מהשותפות או ששולמו לשותפות (כגון הלוואה) ימנעו חלוקי דעות בין השותפים ויאפשרו התחשבנות נאותה בין השותפים בסוף שנה. כרטיס החו"ז מציג למעשה את יתרת החוב או הזכות של השותף כלפי השותפות.

5. פרוק השותפות

כל שותף רשאי בכל עת להביא לפרוק השותפות (בכפוף לסעיף הרלוונטי בהסכם השותפות). לאחר תשלום כל התחייבויות השותפות כלפי צדדים שלשיים (עובדים, ספקים, בנקים, רשויות המס, חו"ז השותפים כ"ו) ואם נותרו רווחים או הפסדים, הם יחולקו בין השותפים בהתאם ליחס חלוקת הרווחים שנקבעו הודעה לרשויות המס – עם פרוק השותפות יש למכור את הנכסים של השותפות ולערוך מאזן ודוח רווח והפסד. ולמסור הודעה למע"מ על סגירת העוסק.
בסוף שנה כל שותף יגיש דוח שנתי למס הכנסה ויציג בדוח את הכנסותיו / או הפסדיו מהשותפות (בנוסף להכנסות והוצאות ממקורותיו האחרים אם היו).
הודעה לבטוח לאומי ולמס הכנסה (ניכויים) על סגירת התיק.